Privacybeleid

1. Wie verwerkt uw gegevens

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens Westcool verwerkt wanneer u deze website bezoekt of een van onze formulieren invult.

Verwerkingsverantwoordelijke is Westcool Service BV, Stoomtuigstraat 24, 8830 Hooglede, België, ondernemingsnummer 0827.535.506 (btw BE 0827.535.506). Isocar BV, Stoomtuigstraat 28, 8830 Hooglede, ondernemingsnummer 0754.460.951, is onze carrosserie-zuster op dezelfde site; deze website en haar formulieren worden door Westcool Service BV uitgebaat.

2. Gegevens die u zelf invult

Wanneer u een contact-, offerte- of sollicitatieformulier op deze site verstuurt, bewaren wij de inhoud van die inzending:

• uw voornaam en naam
• uw e-mailadres
• uw telefoonnummer, als u dat invult
• uw bedrijfsnaam, als u die invult
• het bericht dat u schrijft
• de pagina waarop u het formulier invulde
• als u de site via een advertentie of campagnelink bereikte: de campagnegegevens uit die link (de utm-parameters) en het klikkenmerk dat de advertentie meegaf (zoals gclid van Google Ads). Uw cookiekeuze bepaalt of die gegevens tussen pagina's in uw browser onthouden blijven — niet of ze bij uw inzending horen
• bij een offerteaanvraag over één voertuig: de code van dat voertuig
• bij een sollicitatie: de titel van de vacature en het cv dat u meestuurt
• het tijdstip van verzending
• als u de categorie statistieken heeft aanvaard: de identificatie waaronder PostHog uw bezoek kent (de bezoekers- en sessiecode), zodat wij een aanvraag kunnen terugvinden bij het bezoek waaruit ze voortkwam
• uw cookiekeuze voor marketing op het moment van verzending, omdat die bepaalt of wij een advertentieklik aan Google Ads mogen melden

Wij sturen daarnaast een melding van uw inzending naar info@westcool.be of, bij een offerteaanvraag, naar sales@westcool.be. De inzending zelf blijft ook in ons systeem bewaard: de e-mail is de melding, de opgeslagen inzending is het dossier.

3. Gegevens die de website zelf registreert

Wanneer een opgevraagd adres op deze site niet bestaat, of wanneer u een verkorte Westcool-link volgt, schrijven wij daar een regel over weg: het opgevraagde adres, het tijdstip, de verwijzende pagina, de identificatie die uw browser meestuurt (de user-agent) en wat daaruit afgeleid wordt (browser, besturingssysteem, type toestel en of het om een zoekrobot gaat), en het land, de regio en de stad die ons netwerk uit uw IP-adres afleidt.

Uw IP-adres wordt daarbij niet bewaard. Het wordt samen met een geheime sleutel en de datum van vandaag omgezet in een code die wij niet kunnen terugrekenen en die elke dag verandert. Daarmee kunnen wij tellen hoeveel verschillende bezoekers een dode link tegenkwamen, zonder te weten wie zij zijn.

Voor deze registratie worden geen cookies geplaatst en wordt niets op uw toestel gelezen of geschreven.

Welke cookies deze site wél plaatst, leest u in ons cookiebeleid.

4. Waarvoor wij die gegevens gebruiken

Elke verwerking hieronder heeft een eigen doel en een eigen rechtsgrond onder de AVG.

• Uw aanvraag beantwoorden en een offerte opmaken — maatregelen die u vraagt voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).
• Uw sollicitatie behandelen — maatregelen die u vraagt voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst (artikel 6.1.b AVG).
• Nagaan of een formulier door een mens wordt verstuurd, om spam tegen te houden — gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).
• De website technisch gezond houden: opsporen welke oude adressen nog opgevraagd worden en welke links dood zijn — gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).
• Begrijpen hoe de site gebruikt wordt: bezoeken anoniem tellen, zonder iets op uw toestel te bewaren of u tussen bezoeken te herkennen — gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG).
• Statistieken die u tussen bezoeken herkennen, sessieopnames, campagnetoeschrijving en advertentiemeting — uw toestemming (artikel 6.1.a AVG). Zonder die toestemming wordt daarvoor niets op uw toestel geplaatst.

5. Hoe lang wij ze bewaren

Uw cookiekeuze bewaren wij zes maanden. Daarna vragen wij ze opnieuw, zodat een toestemming een actuele keuze blijft en geen historische.

Formulierinzendingen bewaren wij zolang nodig om uw aanvraag te behandelen en op te volgen. Volgt er een overeenkomst uit, dan bewaren wij de gegevens zolang de wettelijke boekhoudkundige en contractuele bewaarplichten dat vereisen. Een sollicitatie, met het cv dat u meestuurt, bewaren wij tot de vacature is ingevuld en verwijderen wij daarna, tenzij u ons vraagt ze bij te houden voor latere vacatures.

De technische registraties uit punt 3 bewaren wij niet langer dan nodig om dode links en oude adressen op te sporen en te herstellen.

6. Met wie wij ze delen

Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door aan derden voor hun eigen doeleinden. Wel doen wij een beroep op dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken:

• Vercel Inc. (Verenigde Staten), dat deze website host en ze in zijn Europese datacenter in Frankfurt draait, en Neon Inc., dat de database host op servers in de Europese Unie
• Resend Inc., de e-maildienst die de melding van uw inzending bezorgt en daarvoor servers in de Europese Unie gebruikt
• Cloudflare, dat bij het verzenden van een formulier controleert of u geen geautomatiseerd programma bent en daarvoor uw IP-adres ontvangt
• PostHog, dat het gebruik van de site meet en die gegevens binnen de Europese Unie verwerkt — zonder uw toestemming voor statistieken alleen als anonieme telling, zonder iets op uw toestel te bewaren
• Google, voor Tag Manager, advertentiemeting en de ingesloten kaart — uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven

Uw gegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Unie. Een aantal van deze dienstverleners is een Amerikaans bedrijf; waar gegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, bijvoorbeeld bij de spamcontrole van Cloudflare, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar de dienstverlener daaronder gecertificeerd is, het EU-VS Data Privacy Framework.

7. Hoe wij ze beveiligen

Het verkeer met deze website verloopt versleuteld (HTTPS).

Formulierinzendingen komen uitsluitend binnen via het formulier op deze site: er is geen openbaar eindpunt waar iemand rechtstreeks gegevens kan wegschrijven. Eenmaal opgeslagen kan de inhoud van een inzending niet meer gewijzigd worden — alleen de interne status en notities — zodat een dossier blijft wat er werkelijk verstuurd is.

De inzendingen zijn alleen zichtbaar voor aangemelde medewerkers van Westcool.

8. Uw rechten

U heeft over uw persoonsgegevens de volgende rechten:

• inzage: opvragen welke gegevens wij van u hebben
• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens
• verwijdering, wanneer wij ze niet langer nodig hebben
• beperking van de verwerking
• bezwaar tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang
• overdraagbaarheid: uw gegevens in een leesbaar formaat ontvangen
• intrekking van uw toestemming, op elk moment en even eenvoudig als u ze gaf

U oefent deze rechten uit door ons te contacteren op info@westcool.be. Wij antwoorden binnen één maand na uw verzoek.

9. Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen aan dit beleid

Wij passen dit privacybeleid aan wanneer de website of onze werkwijze verandert. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd.